Attività svolte
Il progetto è molto complesso ed il primo passo è stato quello di rivedere il primo censimento fatto, (risalente al periodo giugno-luglio 2006), per verificare le effettive esigenze hardware e software dei Comuni aderenti e ricostruire quindi un quadro chiaro prima di procedere con gli acquisti. A tal fine, sono stati organizzati degli incontri con i referenti dei Comuni in modo da verificare che i dati risultanti dalle schede di fabbisogno risultassero attualizzati.
Durante i colloqui è emersa una profonda mancanza di competenze informatiche interne ai Comuni, e il loro completo affidarsi alle scelte dei fornitori. In molti casi per avere delle informazioni sull'utilizzo degli applicativi, sulle licenze acquistate, sulla posta elettronica sono stati coinvolti i diretti fornitori, in quanto il Comune interessato non disponeva di alcuna informazione.
Per garantire la trasparenza e velocizzare la circolazione delle informazioni è stata stabilita una comunicazione costante ed efficace con i referenti dei Comuni, attraverso l'utilizzo della posta elettronica. Tempi di realizzazione, scelte, acquisti, schedulazione delle consegne, tutte le attività sono state comunicate preventivamente e pianificate in base alle esigenze dei Comuni stessi.
Sono state individuate le Amministrazioni presso le quali erano ancora utilizzate caselle di posta elettronica non istituzionali, ed altre in cui i siti istituzionali erano associati a domini non istituzionali.
Parallelamente all'avanzamento degli acquisti, sono state quindi schedulate, tutte le attività necessarie per la creazione delle caselle istituzionali e per garantire l'utilizzo esclusivo di queste come previsto dalle normative vigenti. Ulteriore mezzo di comunicazione è rappresentato dalla posta certificata che viene già utilizzata da un buon numero di Comuni per la trasmissione di documenti ufficiali con l'Amministrazione Provinciale.
Nelle pagine seguenti si descrivono alcune fasi del progetto in modo da fornire una visione complessiva dello stato di avanzamento e delle metodologie/procedure utilizzate.
